Di NO al multitasking

Nos dijeron que era la octava maravilla y lo que las empresas buscaban en sus empleados, pero resulta que tu productividad cae hasta 35% por querer hacer todo al mismo tiempo

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Una de nuestras realidades, en este mundo tan lleno de prisa, es que el tiempo parece no alcanzarnos y una semana o un mes “se nos va” en un abrir y cerrar de ojos. Corres a la oficina, entregas un proyecto, te vas a una comida con clientes, regresas, mandas correos, tienes otra junta, sales tarde, pasas horas atorado en el tráfico, quieres saludar a tus hijos pero se durmieron hace horas, te metes a la cama, medio duermes por el estrés y al otro día lo mismo. ¿Te suena conocido?

Estamos viviendo rutinas que no nos hacen sentir bien y hay veces, que ni cuenta nos damos, así como el pez no es capaz de reconocer que está rodeado de agua. Por esa prisa constante, nos compramos la idea de que debemos hacer miles de cosas simultáneamente, pensando que entre más cosas hagamos al mismo tiempo, seremos más efectivos y mejores resultados tendremos.

Ponte a pensar, ¿cuántas cosas estás acostumbrado a hacer al mismo tiempo? Piensa en tu día a día, por ejemplo: estás trabajando y tienes 25 archivos abiertos en tu computadora, a punto de mandar un correo electrónico, con el teléfono entre el hombro y la oreja en una llamada y al mismo tiempo le dices a señas a alguien que quieres hablar con él. A todos nos pasa, pero el problema es que muchas veces no nos estamos dando cuenta ni de lo que estamos haciendo, es decir, por la tarde te cae el veinte de que no mandaste aquel correo urgente que era indispensable para antes del mediodía. Eso pasa por estar en todo y en nada.

Te quiero compartir los resultados de una investigación que hice como promesa a mis amigas Si reflexionas un poco, te prometo que encontrarás algo que puedas ajustar, cambiar y hacer de manera diferente para provocar un cambio positivo en la forma en la que actúas, ganando eficiencia y teniendo un sentimiento de satisfacción con lo que haces pero, sobre todo, ganarás algo valioso que parece que no están arrebatando: tiempo.

Investigadores de la Universidad de California descubrieron que el comportamiento multitasking crea una lucha en el funcionamiento de nuestro cerebro. Al hacer muchas cosas al mismo tiempo, en el cerebro se produce una batalla entre almacenar y recordar información, por eso luego no te acuerdas si ya mandaste la presentación y si sí pagaste la colegiatura de los niños.

Esta situación tiene dos consecuencias. Por un lado, postergas cosas que eran “urgentes o importantes” y, por otro, te provoca una sobrecarga de estrés en tu vida, lo cual se refleja en problemas de salud y conducta La tendencia de ser un multitasker también tiene consecuencias a nivel profesional. La forma en la que te desempeñas en tu trabajo se ve afectada, ya que una persona con características de multitasking puede tardarse más en aprender lo que tiene que hacer.

Ptro tema importante es que una persona que está fatigada se vuele poco productiva y finalmente es poro probable que tenga el hábito de establecer prioridades, pues al hacer tantas cosas al mismo tiempo pierde la noción de cuáles son las actividades más o menos importantes y cae en un círculo vicioso de improductividad.

Otro estudio, hecho por especialistas de la Universidad de Chicago, dice que la tendencia a hacer muchas tareas en simultáneo nos hace perder hasta un 15% de nuestra eficiencia de concentración, en comparación a cuando nos enfocamos en una o dos cosas.

El asunto empeora si estamos bajo presión, haciendo muchas cosas a la vez, la ineficiencia pasa del 15% hasta el 35%. La realidad es que la mayoría del tiempo estamos bajo presión, por lo que generalmente estamos gestionando con un 35% por debajo de nuestro potencial real.

¿CÓMO LE PARO AL MULTITASKEO?

1. Establece periodos de tiempo de “abstinencia tecnológica”, dale un time out a los mensajes y redes sociales, decide por ejemplo: “no voy a hacer caso a los mensajes que me lleguen por 30 minutos, solo contestaré llamadas si están relacionadas con la actividad que estoy haciendo”. Selecciona y prioriza cuáles llamadas atiendes y a cuáles te puedes reportar posteriormente. Concéntrate totalmente por 30 minutos.

2. Enfócate en sacar una cosa a la vez. Toma una decisión y mantente firme. Si vas a hacer la presentación, haz eso, no revises el correo, veas un video y respondas los mensajes de tu pareja. Puedes ir atendiendo los demás pendientes cuando termines o se acabe el tiempo que ibas a dedicar.

3. Haz un esfuerzo por planear tus actividades lo más que puedas y hazlo desde las más simples, como poner tu ropa tu lunch una noche antes, guardar en tu coche o en tu mochila algo que sabes que es importante que lleves contigo para el día siguiente y hacer una lista de los pendientes más importantes para tu día.

4. Si puedes ir adelantando trabajo (como una presentación o reporte), hazlo, no esperes a sentir la presión de que solo te quedan cinco minutos para hacerlo.

5. Construye barreras para distracciones, como ruido, golpes, mensajes o gente que solo quiere cotorrear y quitarte el tiempo. Si tienes que cerrar la puerta de tu oficina, hazlo. Si tienes que aislarte un poco, apaga las notificaciones y ruiditos de tu teléfono.

6. Ponte reglas. Por ejemplo, nada de Facebook en la oficina o nada de llamadas de la oficina mientras juegas fut con tus hijos. O usa la famosa regla de 6-12-6 para checar a esas horas por 20 minutos los correos de la oficina, así no estás pegado al inbox todo el día.

7. Di “no” pronto y mucho. Echarte encima compromisos y tareas por querer quedar bien con todo mundo es la receta para un desmadre monumental. Decir “no” te libera de frustraciones y tareas medio bien hechas.

 

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